Ladrones del Tiempo ¿Cada vez tienes menos tiempo?


«Tanto por hacer? y tan poco tiempo» 

«No me llegan las horas del día? ojalá tuviera más tiempo» 

«Cada vez tengo menos tiempo para hacer más cosas»




¿Alguna de estas frases te resulta familiar? ¿Te ves reflejado en alguna de ellas en particular? Es muy posible que sí y es algo absolutamente normal.Cada vez más personas tienen un problema con ?el tiempo? y encuentran más dificultades a la hora de conciliar todas sus obligaciones diarias. Tareas, reuniones y citas profesionales se mezclan con los compromisos sociales, actividades personales, vida familiar y tiempo libre. Hoy en día es muy común suspirar por un día de 25 ó 30 horas? porque las 24 horas que todos tenemos parecen insuficientes para todo lo que tenemos que hacer. 


Ladrones del tiempo hay muchos pero algunos son mucho más peligrosos y están más extendidos que otros. La mayoría de nosotros caemos y sufrimos algunos (o varios) de los siguientes cinco ladrones: 
 

 



Las Interrupciones son posiblemente uno de los dos o tres enemigos más feroces de la Productividad y tienen un impacto colosal en tu rendimiento diario. El problema se agrava todavía más cuando caemos en la indolencia, tiramos la toalla y ya no hacemos nada por evitarlas o combatirlas. Aceptamos sumísamente que van a llegar? y nos dejamos llevar. 



Interruptores frecuentes 

¿Hay alguna interrupción que se repite con más frecuencia? ¿Cuáles son los interruptores más poderosos? Haz una lista con las 15 interrupciones más comunes y puntúalas de 1 a 10 atendiendo a su impacto y frecuencia. Así tendrás identificadas las más peligrosas y sabrás cuál debes combatir antes. 



Conciénciate antes 

Momentos antes de empezar una tarea, especialmente las tareas complejas, recuérdate su propósito. Anímate y conjúrate para hacerla con total concentración pero sobre todo para estar en guardia ante las interrupciones. Prepárate para cuando lleguen. 


Aisla cada nueva tarea 

Ten muy cerca y a mano tu lista de tareas. Muchas de las interrupciones son tareas que te encargan o te piden. No caigas en la trampa de empezarlas en ese mismo momento. Sencillamente anota la nueva tarea en tu lista y vuelve con toda la rapidez posible a lo que estabas haciendo. 


Comunica tus rutinas 

Es muy importante también que las otras personas con las que trabajas conozcan tus rutinas. Si son clientes o proveedores puedes hacerles saber que pueden llamarte en ciertas horas, cuando les podrás atender mejor. Es fundamental que tú estés disponible para ellos, pero más lo es que tú consigas trabajar. 



Planificar supone conocer, prepararte, avanzar, anticipar y flexibilizar tu día a día. Quien planifica bien sus tareas conoce el terreno que pisa, identifica mejor la importancia ?que no urgencia ? de las tareas y está más preparado para encarar los imprevistos, crisis, problemas y encargos de última hora. Por el contrario, la Improvisación o la no-planificación a la hora de hacer las tareas es un importante ladrón que nos impide avanzar más y mejor. 



Tareas Clave 

En primer lugar es importantísimo identificar y tener muy presentes lasTareas Clave del día. Esas tareas son las 2 ó 3 cosas o actividades que por su importancia real, por su impacto en tus objetivos y por el nivel de compromiso y entrega que van a requerir de ti, has de cuidar, mimar y acometer con más entrega. 

A la hora de hacerlas, ten siempre en cuenta estas tres cosas: 

? Sitúalas en momentos del día donde vas a poder dar lo mejor de ti. 

? No permitas que ninguna otra tarea menor o cualquier actividad absurda las estorbe. 

? Cuando te pongas con ellas no te dejes nada, echa toda la carne en el asador, exprime 
todo lo bueno que tienes y eres, y pon lo mejor de ti en ellas. 



Una lista de tareas 

Gestiona una pequeña lista de tareas con las pendientes que debes hacer y las que tienes que hacer hoy. Cuando aparezca una nueva tarea anótala inmediatamente en la lista de pendientes (esa lista puede estar en una agenda tradicional, una libreta o una aplicación). 


Planifica el día antes 

Minutos antes de acabar el día ?haz la fotografía? con las tareas del día siguiente. Revisa la lista de tareas pendientes y decide cuáles tienes que hacer al día siguiente. De ese modo estarás componiendo el mapa del camino que vas a recorrer mañana. 


 Identifica las tareas Clave 

A la vez que eliges las tareas de mañana identifica claramente cuáles son las Tareas Clave. (Sigue las instrucciones anteriores para hacer este tipo de tareas.) 


Repaso al empezar 

Al iniciar el día vuelve a revisar rápidamente la lista de tareas que hiciste el día anterior. Dos o tres minutos bastarán para cerciorarte que el ?mapa? está bien trazado y que es momento de ponerse en marcha. 



Si alguien nos pidiera que definiéramos las reuniones en unas pocas palabras, la gran mayoría de nosotros diríamos: ?una pérdida de tiempo?. En general, y en términos de Productividad, las reuniones están mal vistas y todo el mundo intenta evitarlas a toda costa. 



a) Si te han convocado a ti: 

? Averigua con antelación de qué se va a hablar en la reunión. No permanezcas inmóvil y ten iniciativa, actúa con Proactividad: pregunta, indaga y muévete. Trata siempre de no entrar a ciegas en una reunión. 

? Al saber de qué se va a hablar en ella te llevará a plantear y fijar unos objetivos claros: "¿qué busco con esta reunión?, ¿qué voy a aportar en ella?" Aun cuando la hayan convocado otros yo puedo sacar algo o mucho a mi favor. 

? En el transcurso de una reunión sé activo, dinámico y participativo. 

? Lleva siempre lápiz y papel para tomar notas. Y si entras con un portátil cierra 
absolutamente los notificadores, alarmas y aplicaciones de mensajería. Sólo la que te sirva 
para tomar notas. 

? Anota los conceptos clave, las aportaciones de cada persona y sobre todo las ideas que se te vayan ocurriendo sobre la marcha. Es inevitable que, a medida que escuchamos algo o a alguien, nuestra mente genere ideas. No pienses en ellas en ese momento, sencillamente anótalas para volver sobre ellas más adelante. 

? Si no hay ideas, si no hay propuestas, si la gente no habla... no te calles tus sugerencias. A veces hace falta una pequeña chispa para prender la mecha. Tu proactividad te ayudará a empujarte y a la vez empujar a otros. 


b) Si eres tú quien convoca a otros: 

? Asegúrate que todo el mundo sabe el propósito y los objetivos reales de la reunión horas o días antes de entrar en la sala. 

? Si los asistentes tienen que aportar o presentar algo, asegúrate que lo saben con suficiente antelación para que lo preparen bien. Házselo saber. 

? Haz que la reunión sea breve, que no exceda los 25-30 minutos. De ese modo los asistentes la percibirán como algo positivo, irán al grano, aportarán ideas y todos permancerán atentos y participativos. 

? Al empezar declara brevemente el objetivo de la reunión y qué esperas de cada uno de los asistentes. «Esto es lo que vamos a hablar, esto es lo que espero de vosotros y esto es lo que tenemos que conseguir al salir por esa puerta». 

 

Cuando en cualquier conversación informal preguntas a alguien si diariamente ve muchas horas de televisión, su respuesta generalmente será del tipo «yo no veo la televisión» o una aseveración parecida. Pero lo cierto es que las encuestas (1) arrojan unos datos demoledores con cifras sonrojantes a lo largo y ancho de nuestro planeta: 

? La media mundial se sitúa en 188 minutos al día de televisión. Son 3 horas diarias. 

? America del Norte (Estados Unidos y Canadá): 272 minutos. Son 4,5 horas diarias. 

? Latinoamérica: 182 minutos. Son 3 horas diarias. 

? En España la cifra asciende a 227 minutos. Son 3,7 horas diarias. 


¿Cómo es tu TV? 

En primer lugar debes preguntarte cuántas horas de televisión ves al día. ¿Una? ¿Dos? ¿Tres? ¿Más? Es imprescindible que te pares a ver cómo de grande es ?tu pecado?. 


Recorta poco a poco 

No seas drástico a la hora de cambiar porque tampoco se trata de hacer un transplante de médula. Empieza a reducir paulatinamente y el cambio te resultará mucho más fácil. Por ejemplo empieza por recortar 30 minutos la primera semana. 


¿Qué otra cosa vas a hacer? 

Decide con antelación en qué actividades vas a invertir ese ?nuevo tiempo?. Piénsalas, escríbelas si hace falta ¿Para qué vas a aprovechar esos 30 minutos diarios? 


Pon límites 

Borra de tu boca y de tu mente el «a ver qué ponen hoy en la tele». Porque si piensas así sea lo que sea lo que encuentres, aunque sea pésimo, terminarás por ?tragártelo?. Establece un horario fijo e inamovible y un tiempo máximo para ver la televisión? y no te lo saltes. Por ejemplo de 09:30 a 11:00 de la noche. 




Todos los malos hábitos relacionados con Internet son de los más difíciles de quitar o cambiar. Resulta muy curioso. Porque de los malos hábitos que hemos adquirido, son los últimos que han llegado y sin embargo son de los más arraigados y complicados de eliminar. Porque la inmensa mayoría de nosotros pasamos muchas horas frente al teclado y además nos gusta. 





 Blogs y noticias 

? Utiliza siempre una herramienta para leer feeds. Una que te permita leer cómodamente, que esté sincronizada y en la que puedas gestionar fácilmente tus suscripciones. 

? Destina un momento del día para leer blogs. Como es una tarea de importancia insignificante (salvo que tu trabajo sea precisamente estar al tanto de todo), no la hagas al comienzo del día. 

? Fija también un tiempo máximo para leer blogs. Si tu trabajo no es estar informado, no pasa nada porque te dejes blogs sin leer. 

? Antes de suscribirte a un nuevo blog pregúntate si de verdad te va a aportar algo. Un nuevo blog es una tarea más. 




 Notificadores y avisadores 

?Para los notificadores de mensajes, avisadores de actividad o alarmas de eventos, sólo puede haber una recomendación posible: DESINSTÁLALOS todos. 

?Es una de esas cosas que hemos incorporado en nuestra vida de forma automática y sin pensar si de verdad aportan algo y sin pensar en las consecuencias. Y en el fondo no aportan nada. Más bien lo contrario, porque en vez de sumar, restan, te quitan. 

?Te quitan sobre todo concentración ya que sólo sirven para interrumpir de forma intermitente tu concentración, que es justo lo que necesitas para hacer bien tu trabajo. 




Redes Sociales 

? Son un servicio que está a tu servicio. No actúes como una marioneta que está a su merced. 

? Dales un sentido. Ni te apuntes ni entres ni las utilices porque sí o porque están de moda. ¿Para qué te sirve de verdad Twitter o Facebook o la red que sea? Actúa siempre en tu propio beneficio. 

? Entrar en las conversaciones es divertido, alegra el día, te enriquece pero también te roba. Te roba tiempo, concentración, ritmo de trabajo, ideas? ¿estás dispuesto a entregar todo eso? 

? Si a diario entras en ellas entonces son una tarea Periódica. Controla mucho el tiempo que le dedicas porque cuando estás ahí no estás haciendo otra cosa. Tú decides. 


 
Esto fue un extracto de un libro muy interesante que trata de la optimizacion del tiempo, puedes descargarlo desde aqui solo pesa 1 MB 

Espero que le guste adiós 


Ladrones del Tiempo ¿Cada vez tienes menos tiempo?
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9 Comentarios Ladrones del Tiempo ¿Cada vez tienes menos tiempo?
Muy buen tema, algo muy com?
Este post esta muy bueno, se agradece de verdad este aporte  
Creo que estos ladrones ya me han saqueado, no creo que el problema sea s?
hara meses yo escribi alrededor de 10 carillas al respecto, con ejemplos de la experiencia propia, y no reconozco ninguna de las que aparecen aca,  porque cada uno tiene sus propios escapes.... en mi caso, por ejemplo, el enemigo numero uno es la pc, a tal punto que la he quitado de mi habitacion, de paso explico porque dej?
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@educap
Estos pibes ya no tienen sentido del humor  
GRACIAS POR EL APORTE!
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